Kit de survie : Les conseils télétravail de WeeFin startup confinée

Chez WeeFin, que ce soit notre équipe produit ou nos consultants, on a l’habitude de travailler à distance. Quelles ont été les bonnes pratiques que nous avons mises en place depuis notre création ? Nous allons vous expliquer comment nous nous sommes adaptés à cette période de confinement et quels outils nous utilisons en télétravail.

Télétravail : la distance ne nous fait pas peur

Chaque lundi matin, on avait pour habitude de faire un meeting « weekly » tous ensemble dans nos locaux pour planifier notre semaine, et être tous réunis. Comme on est souvent amenés à aller chez nos clients, cette réunion nous permettait de cadrer les projets notamment entre l’équipe produit et consultants, de suivre l’avancée des missions et surtout de se solliciter les uns les autres si besoin. On est 10 actuellement dans l’équipe, la collaboration et l’entraide ont toujours fait partie de notre ADN. Une fois par mois, nous organisions une journée entière d’« idéation» dédiée à des sujets de fond, de brainstorming, de partage de connaissances. Ce n’est plus possible non plus. On a donc du trouver des alternatives.

Et on s’adapte

En tant que startup, notre équipe fait régulièrement du télétravail, des outils de collaboration étaient déjà en place. Pour ne pas nous sentir isolés, et garder le lien entre nous, on a ajouté Zoom à notre routine pour démultiplier les points de contact. Nous continuons le meeting du weekly le lundi (en visio), et nous avons ajouté un meeting chaque matin à 9h pour partager nos planning du jour. Le challenge se trouve donc plus dans la collaboration avec les personnes externes à WeeFin. Comme nous ne pouvons plus nous rendre chez nos clients, on essaye d’instaurer des « cafés virtuels » pour garder le contact.

Quels outils utilise WeeFin pour le télétravail en confinement ?

Pour communiquer :

Slack : Slack est notre outil principal de communication, c’est une plateforme collaborative qui permet d’échanger facilement avec les membres de l’équipe. Les conversations se déroulent dans différents « channels », autant d’espaces dédiés que de sujet de discussion différents. L’avantage est que les conversations restent organisées et centrées sur leur sujet. Cela nous permet de travailler efficacement en groupes lors des moments de télétravail.

Zoom : plate-forme sur le cloud facile à utiliser pour les conférences vidéo et audio. En cette période de confinement, Zoom nous permet de faire chaque matin un daily meeting pour partager nos tâches de la journée et solliciter les autres membres de l’équipe si besoin. Cela nous permet de continuer à être « réunis » régulièrement et de savoir sur quels sujets travaillent nos collègues.

Téléphone : ni sur le cloud, ni très technologique comme outil, il n’en reste pas moins le plus simple lorsqu’on a des points à faire en one-to-one 😉

Gmail : nous n’utilisons les emails que pour échanger avec des personnes extérieures à notre startup, ou pour nous partager nos newsletter favorites entre nous. (data&eggs, lundicarottte, planet, …)

Pour collaborer :

Box : Box est une plateforme de stockage de fichiers en ligne. L’avantage de travailler avec des outils sur le cloud, c’est d’avoir accès à nos documents, depuis n’importe quel appareil. Nous sauvegardons tous nos dossiers sur Box, grâce à cela nous pouvons collaborer à distance sur les projets.

Trello : Trello est une application de gestion de projet. Il fonctionne comme un kanban. Pour chaque projet nous avons un tableau, constitué de tâches sous forme de « cartes », rangées par colonnes en fonction de l’avancée. Nous utilisons Trello notamment pour la partie développement de produit et la prospection. C’est très pratique pour connaitre l’avancement des tâches et se répartir les activités.

Hubspot : logiciel en ligne qui nous permet de gérer le CRM, le marketing et les sales. Cela nous permet d’avoir une connexion efficiente entre les actions marketing et sales. Nous travaillons tous sur ces sujets et il est essentiel de connaitre l’avancement de chacune des problématiques.

⇒ Bonus : les 10 conseils de survie de l’équipe pour cette période de confinement